Lavoro nei congressi

 

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Lavoro nei congressi

 

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Lavoro nei congressi

 

Il lavoro nei congressi

 

Genova, con i suoi innumerevoli siti culturali, ha avviato da diversi anni un percorso per lo sviluppo del turismo, puntellato da importanti appuntamenti che l’hanno vista protagonista sulla scena internazionale.

Se associamo a questo l’ottima ricettività alberghiera e gli spazi congressuali disponibili ( da 50 a 7500 posti ) situati in posizioni strategiche e facilmente raggiungibili, si comprende come la città possa ambire a diventare uno dei principali centri per il turismo congressuale.

Infatti le città d’arte che, come genova, uniscono la magnificenza del centro storico, con la modernità delle infrastrutture all’avanguardia, risultano essere l’alternativa preferita dal mercato congressuale, con aumenti della domanda di oltre il 20% ( dati dell’Osservatorio Congressuale Italiano ).

 

Le figure professionali utilizzate spaziano su una vasta gamma, che va da ruoli meramente operativi quali gli addetti al montaggio e manutenzione sino a ruoli di grande responsabilità organizzativa.

Per la maggior parte dei ruoli, i tipi di rapporti contrattuali offerti sono tipicamente a tempo determinato, in quanto collegati alle singole iniziative; si tratterà perciò di contratti a tempo determinato, di lavori a progetto oppure di collaborazioni occasionali.

 

Qui di seguito trovate la descrizione di due delle figure professionali

 

Hostess di convegni e fiere

 

Chi è e cosa fa? L'hostess di convegni e fiere è specializzata nell'organizzazione e nell'assistenza a persone che partecipano a eventi culturali, educativi, commerciali, sociali quali ad esempio seminari, conferenze, congressi, convegni, mostre, presentazioni, etc.

Quali sono le sue attività più frequenti? Le sue attività possono comprendere: preparare l'elenco dei partecipanti, accoglierli all'ingresso della manifestazione, raccoglierne le generalità, distribuire materiale informativo; accompagnarli all'interno; distribuire buoni pasto, servire caffè o bibite; dare informazioni sul programma, su alberghi e ristoranti, sul buffet, sui trasporti, su eventi sociali e altri servizi a disposizione dei partecipanti; controllare l'andamento della manifestazione intervenendo in caso di bisogno e segnalando al coordinatore eventuali difficoltà. In alcuni casi le attività vengono svolte anche utilizzando lingue straniere.

Dove svolge la sua attività e in quali condizioni? La sua attività si svolge prevalentemente in auditorium, teatri, luoghi di incontro, etc.

Quali strumenti e attrezzature utilizza? Per lo svolgimento della sua attività utilizza computer con programmi di videoscrittura, attrezzature per la preparazione e distribuzione di bibite e caffè.

Quali sono i requisiti per accedere alla professione? E' necessario un diploma di scuola media superiore professionale o tecnica a indirizzo alberghiero o turistico. Sono inoltre richieste buona presenza, cortesia, buona memoria, spirito di osservazione, autocontrollo, rapidità di reazione, conoscenza delle lingue straniere.

 

Operatore congressuale

Definizione

L'operatore congressuale è il professionista responsabile di tutta l'attività di ideazione, organizzazione e coordinamento di congressi, convegni, simposi, convention, ecc., dal primo approccio con il cliente/committente alle fasi finali di realizzazione dell’evento.

In questa sede ci occupiamo principalmente del cosiddetto “turismo congressuale” che – a partire dalla metà degli anni ’90 – ha conosciuto una notevole crescita in Italia. Il congresso o convegno è un evento che coinvolge diversi operatori del settore turistico: da coloro che organizzano l’evento in sé alle strutture alberghiere per l’accoglienza dei partecipanti, dalle imprese di ristorazione alle stesse agenzie di viaggio che normalmente forniscono un supporto non solo all’eventuale viaggio di trasferimento richiesto dal convegno, ma anche per le attività di tipo turistico che sono associate all’evento (ad esempio visite nella località in cui si svolge il convegno, tour turistici organizzati per i partecipanti prima o dopo l’evento, ecc.).

Questo nuovo settore sta avendo una rapida crescita legata all’evoluzione della domanda di eventi congressuali da parte di diverse categorie di committenti, come università, aziende, sindacati, associazioni e federazioni politiche, religiose, medico-scientifiche e fieristiche. Anche l’offerta si è di conseguenza sviluppata con l’affermarsi di diverse realtà specializzate: centri congressi (cioè enti o aziende che offrono la propria sede, ed i servizi ad essa connessi, per l’organizzazione di un convegno), agenzie di organizzazione congressi, alberghi o ville con impianti e strutture adibiti a questo tipo di eventi. Allo stesso tempo tale comparto è stato ulteriormente spinto dalle stesse strutture ricettive, perché consente di “destagionalizzare” la propria attività, attivando una domanda di servizi turistici anche in bassa stagione.

Tra i molti operatori turistici che contribuiscono, con i loro servizi, alla creazione di una manifestazione congressuale, si annovera l’organizzatore di convegni/congressi. Tale figura può operare, come dipendente, nell’ambito di una società di organizzazione di congressi, all’interno di un centro congressi o presso un albergo che abbia una propria struttura specificatamente adibita a convegni, oppure può svolgere l’attività come libero professionista.

Compiti e principali attività

I compiti dell’operatore congressuale possono variare secondo la tipologia e la complessità dell’evento da organizzare. In via generale l’operatore congressuale è la figura che confeziona una manifestazione congressuale “chiavi in mano”, dalla pianificazione iniziale fino alla chiusura dell’evento.

La prima fase della sua attività riguarda l’ideazione e la progettazione generale di un “pacchetto congresso” formulato in accordo con il committente. Compito del committente (che può essere una società commerciale, un'industria, un ente culturale, un partito politico, ecc.) è fornire le linee-guida di ciò che vorrebbe veder realizzato, definire il programma di massima dei lavori e la lista dei nominativi da contattare; per il resto seguirà “da lontano” l’organizzazione vera e propria dell’evento che sarà di totale competenza dell’organizzatore congressuale.

Al termine di questa fase preliminare condotta in collaborazione con il committente, l'organizzatore professionale si occuperà del progetto di fattibilità finanziario, attraverso la formulazione di un bilancio preventivo. Il preventivo è generalmente molto articolato e deve comprendere l’affitto della sede del convegno e ciò che ad essa è collegato (attrezzature come microfoni, proiettori, cabine interpreti, schermi, ecc.), i servizi alberghieri e di ristorazione, il personale di assistenza (hostess, segretari, accompagnatori), traduttori o interpreti ed i materiali da consegnare ai partecipanti (pieghevole con il programma, cartelline con gli interventi, depliant promozionali).

Una volta concordato l’aspetto finanziario con il proprio cliente, si passerà ad una fase più operativa che consiste nel contattare gli eventuali sponsor, gli ospiti ed i relatori della manifestazione, organizzando e prenotando contestualmente tutti i servizi di trasporto e le strutture ricettive necessarie alla partecipazione. Dovrà quindi stipulare apposite convenzioni con alberghi, bar e ristoranti e predisporre i servizi di trasporto e di collegamento fra le stazioni, gli aeroporti, gli alberghi e la sede del convegno, nonché curare l’accoglienza delle delegazioni o degli ospiti più importanti.

Si tratta quindi di predisporre una serie di servizi, che coinvolgono diversi settori, che necessitano di un alto livello di coordinamento essendo fra loro interdipendenti. Questa complessa attività vede necessariamente l’apporto di più collaboratori (principalmente segretari, o comunque figure intermedie di coordinamento, ma anche hostess, interpreti, autisti, ecc.) che l’organizzatore non solo deve attentamente selezionare, anche rispetto alla tipologia della manifestazione, ma che deve continuamente controllare e coordinare.

Un altro compito dell’organizzatore è l’accurata valutazione del grado di funzionalità della struttura, degli impianti e delle attrezzature da utilizzare. Da questo punto di vista dovrà tenersi costantemente aggiornato sulle innovazioni tecnologiche che possono apportare miglioramenti qualitativi ai servizi offerti (registrazione informatizzata dei congressisti, sistemi televisivi a circuito chiuso, videoconferenze, ecc.).

Contestualmente all’organizzazione del convegno dovrà occuparsi anche della sua promozione e della predisposizione dei servizi per la stampa ed eventualmente, secondo la tipologia della manifestazione, anche della sua sponsorizzazione.

Al termine della manifestazione l’organizzatore dovrà predisporre il resoconto amministrativo e coordinare l’attività di redazione e stampa degli atti congressuali.

L’evento congressuale, soprattutto quando la sua durata è superiore alla mezza giornata, prevede anche momenti di socializzazione (come cene di gala o visite guidate nelle località prossime alla sede del convegno) che richiedono un’attenta organizzazione in quanto il successo della manifestazione è legato anche a queste attività di tipo complementare.

Competenze

Per svolgere l’attività di organizzatore di convegni è fondamentale la conoscenza delle lingue, necessaria per gestire l’eventuale contatto con enti, committenti e partecipanti internazionali. Inoltre sono richieste conoscenze in ambito amministrativo e di tipo contabile, per la predisposizione del budget, e del settore turistico (nell’ambito ricettivo, della ristorazione e dei trasporti) per interloquire in maniera qualificata con i fornitori dei servizi turistici richiesti dal convegno.

Doti e competenze necessarie per svolgere questa professione sono indubbiamente lo spirito imprenditoriale, la capacità organizzativa e decisionale, l’attitudine ad impartire e far rispettare le direttive, la precisione e l’attenzione per i dettagli.

Come per molte professioni del settore turistico, anche questo tipo di attività consente di lavorare con notevole autonomia, a stretto contatto con gli altri e al tempo stesso richiede la capacità di affrontare eventi non prevedibili. In relazione a queste condizioni è necessario avere doti di flessibilità, adattandosi facilmente al mutare delle circostanze, e di autocontrollo, rimanendo calmi in situazioni di tensione, spesso generate dagli stretti tempi di lavoro. Sarà anche necessario conoscere le tecniche di pubbliche relazioni e di comunicazione e saper gestire i rapporti interpersonali ed il lavoro dei propri collaboratori.

Situazione di lavoro

E’ una professione abbastanza dinamica in quanto solo alcune fasi di lavoro si svolgono presso il proprio ufficio, mentre altre impongono continui contatti con l’esterno e frequenti spostamenti per visionare sedi congressuali, programmare attività complementari (visite organizzate, cene, ecc.) o seguire il congresso nella sua attuazione. Spesso, infatti, l’organizzatore garantisce la sua presenza almeno nei momenti di snodo dell’evento, come ad esempio l’arrivo dei partecipanti, l’apertura del convegno o l’avvio della cena di gala.

Per la centralità della sua figura, l’organizzatore congressuale intrattiene rapporti con tutti i soggetti coinvolti nell’iniziativa: ovviamente i suoi collaboratori, il committente, ma anche albergatori, ristoratori, traduttori, hostess, responsabili di centri congressuali, ecc..

L'operatore congressuale dispone di un certo grado di autonomia per quanto riguarda alcuni tipi di decisioni che rientrano nelle sue competenze e che necessitano della sua esperienza professionale; per altri aspetti e per altri tipi di scelte di livello più sostanziale la sua autonomia decisionale è limitata dalle valutazioni e dai limiti finanziari imposti dal cliente.

I ritmi di lavoro sono generalmente abbastanza regolari nella fase iniziale di preparazione del convegno, per divenire sempre più pressanti man mano che si avvicina la data dell’iniziativa e assolutamente frenetici quando il congresso è in fase di svolgimento.

L’esercizio dell’attività dell’organizzatore congressuale può essere svolta in forma autonoma a livello individuale (in questo caso è possibile avere commesse ed espandersi solo se si dispone di buone basi economiche, strutture operative efficienti e risorse umane collaudate) oppure in forma associata, partecipando a società di servizi in questo settore. In alternativa è anche possibile essere assunti come dipendenti presso società che si occupano di organizzazione congressuale.

Il compenso dell’operatore congressuale viene stabilito di volta in volta e dipende dalla complessità del servizio erogato. Se lavora come libero professionista il compenso è difficilmente determinabile perché può includere una serie di costi vivi di organizzazione. Se l’operatore congressuale è dipendente può essere inquadrato come dirigente.

Percorsi formativi

L’alto livello culturale, il tipo di curiosità e di preparazione che sono richiesti per questa figura, rendono la professione particolarmente adatta a coloro che possiedano un diploma universitario o una laurea (ad indirizzo turistico, economico-aziendale o conseguita in lingue). In ambito turistico una possibilità è rappresentata dal conseguire il diploma universitario (la cosiddetta laurea breve) in economia e gestione dei servizi turistici oppure la laurea in economia e tecnica del turismo.

Tuttavia, essendo un settore ancora abbastanza nuovo, non esistono percorsi professionali codificati o titoli di studio specifici richiesti per legge e sarà sufficiente anche un diploma di scuola media superiore che, per questa figura, potrebbe essere il diploma di maturità come tecnico dei servizi turistici (rilasciato dagli Istituti professionali di Stato per i servizi alberghieri e della ristorazione) che prevede un settore di specializzazione proprio nell’ambito dei servizi congressuali.

Questa scuola prepara ad assolvere funzioni di dirigenza nell'ambito delle imprese turistiche o ad assumere in proprio l'esercizio. Il percorso scolastico offre una conoscenza approfondita dei prodotti turistici e della struttura organizzativa delle varie aziende ricettive, padronanza dei mezzi di comunicazione e conoscenza di due lingue straniere. Il tecnico dei servizi turistici è in grado di utilizzare le tecnologie telematiche e di applicare le tecniche di gestione economica e finanziaria, di programmazione e controllo del budget, di marketing e di comunicazione nelle imprese turistiche.

E’ comunque consigliato integrare le proprie competenze con la frequenza di appositi corsi di formazione o con periodi di tirocinio presso società di servizi congressuali.

Soprattutto come lavoratore autonomo individuale è difficile iniziare l’attività professionale direttamente come organizzatore congressuale in quanto è assai improbabile trovare commesse di lavoro senza poter esibire qualche esperienza nel settore che garantisca un minimo di efficienza e di qualità nella realizzazione del servizio. E’ invece più frequente iniziare la carriera nella segreteria di uno staff di organizzazione congressuale oppure come hostess, o comunque svolgendo ruoli intermedi in questo settore. Solo dopo aver acquisito una certa esperienza professionale sul campo sarà possibile iniziare a svolgere incarichi di livello sempre più elevato ed eventualmente - disponendo di adeguate possibilità economiche, uffici, strutture operative e risorse umane collaudate - sarà possibile l’esercizio dell’attività in forma autonoma.

Tendenze occupazionali

Considerando che il settore del turismo congressuale è ancora relativamente nuovo ed in forte espansione, le prospettive occupazionali dell’operatore congressuale sono molto buone, soprattutto per coloro che intendano specializzarsi in un settore particolare.

Le società di servizi congressuali si stima superino le 250 unità; gli alberghi dotati di strutture congressuali sono oltre 4.500, mentre i centri congressuali, in tutta Italia, sono oggi circa 1.200.

Figure professionali prossime

Nel caso di dipendenti di società che si occupano di organizzazione congressuale una concreta possibilità di espansione è rappresentata dal passaggio all’esercizio dell’attività in forma autonoma, anche se in questo caso è necessario disporre di adeguate possibilità economiche, uffici, strutture operative e risorse umane collaudate. Per chi, invece, già esercita autonomamente tale attività, le eventuali opportunità di espansione sono legate al passaggio ad incarichi di taglio sempre più manageriale ed imprenditoriale.

Speculare è la professione del meeting planner che segue il settore congressi all'interno dell'azienda committente ed eventualmente può anche organizzare direttamente un congresso.

Fonti: Isfol Orienta on Line e www.professioni.info

 

 

 

* Diamo ora le indicazioni bibliografiche su quanto reperibile in Città dei Mestieri, relativamente alle seguenti figure professionali:

 

Coordinatore di segreteria congressuale

 

 

Hostess congressuale

 

 

Operatore congressuale

 

 

Organizzatore di congressi

 

 

Responsabile commerciale del centro congressi

 

 

 

Per saperne di più, si possono utilizzare le seguenti

Fonti   Internet www.lavoroturismo.it Sito della Società "Soluzione Lavoro Turismo" dedicato alle professioni del turismo. Pubblicazioni Grasso M., Le imprese di viaggio. Analisi strategica e politiche di marketing per il vantaggio competitivo, FrancoAngeli, Milano, 2003 Catano A. M., Come entrare nel mondo del turismo, FrancoAngeli, Milano, 2001 Bonini A., Dall'Ara G., Fiere e workshop turistici. Come renderli un successo, FrancoAngeli, Milano, 1993 Riviste BC Bussiness Congress B.C. Editrice srl, Milano Mensile Congressi e Incontri Tecniche Nuove, Milano Trimestrale Convegn - Incentive e Comunicazioni Convegni srl, Milano Bimestrale Enti di Formazione Scuola di Direzione ed Organizzazione Aziendale SDOA via G. Pellegrino, 19 - 84019 Vietri sul Mare (SA), Tel. 089/761166 Fax 089/210002, e-mail: sdoa@sdoa.it , sito: www.sdoa.it Accademia di Commercio e Turismo via Asiago, 2 - 30100 Trento, Tel. 0461/382322 Fax 0461/921186 , e-mail: info@ACTTrento.net act@acttrento.net, sito: www.acttrento.net Istituto Europeo per il Turismo UET via del Mascherino, 75 - 00193 Roma, Tel. 06/68805845 Fax 06/68217042, e-mail: uet@alfanet.it, sito: www.uetitalia.it Scuola Internazionale di Scienze Turistiche SIST via dell'Esperanto, 24 - 00144 Roma, Tel. 06/5920751 Fax 06/5920032, e-mail: info@sistmanagement.it, sito: www.sistmanagement.it Centro di Addestramento Addetti al Commercio CAPAC via Francesco Olgiati, 14/a - 20143 Milano, Tel. 02/8188971 Fax 02/89151821, e-mail: info@capac2.it, sito: www.capac2.org Amministrazioni Pubbliche Ente Nazionale Italiano per il Turismo ENIT via Marghera, 2/6 - 00185 Roma, Tel. 06/49711 Fax 06/4463379-06/4469907, e-mail: sedecentrale@enit.it, sito: www.enit.it Corsi di Formazione Corso internazionale post lauream di alta formazione nel settore turistico - AILUN Associazione per l'IstRuzione della Libera Università Nuorese via della Resistenza, 89 - 08100 Nuoro, Tel. 0784/226225-0784/226226 Fax 0784/203158, e-mail: masters@ailun.it , siti: www.organization-science.ailun.it www.organizzazione.ailun.it MIT Master in management delle imprese turistiche - SDOA Scuola di Direzione ed Organizzazione AziendalE via G. Pellegrino, 19 - 84019 Vietri sul Mare (SA), Tel. 089/761166 Fax 089/210002, e-mail: sdoa@sdoa.it , sito: www.sdoa.it CAPAC Centro di Addestramento Addetti al Commercio- Corso per Esperto organizzazione eventi aggregativi via Francesco Olgiati, 14/a - 20143 Milano, Tel. 02/8188971 Fax 02/89151821, e-mail: info@capac2.it, sito: www.capac2.org Master in Tourism Management- Accademia di Commercio e Turismo via Asiago, 2 - 30100 Trento, Tel. 0461/382322 Fax 0461/921186 , e-mail: info@ACTTrento.net act@acttrento.net, sito: www.acttrento.net Master di specializzazione in turismo- SIST Scuola Internazionale di Scienze Turistiche via dell'Esperanto, 24 - 00144 Roma, Tel. 06/5920751 Fax 06/5920032, e-mail: info@sistmanagement.it, sito: www.sistmanagement.it Associazioni Associazione Italiana Meeting Planners AIMP corso Venezia, 47/49 - 20121 Milano, Tel. 02/780604 Fax 02/794372, e-mail: aimp@confcommercio.it, sito: www.aimpitalia.it Associazione Italiana Relazioni Internazionali Congressuali ITALCONGRESSI piazzale K. Adenauer, 8 - 00144 Roma, Tel. 06/5922545 Fax 06/5922649, sito: www.italcongressi.com Confederazione Generale del Turismo CONFTURISMO piazza G.G. Belli, 2 - 00153 Roma, Tel. 06/5866286 Fax 06/5812750, e-mail: turismo@confcommercio.it, sito: www.confcommercio.it/home/Confturism/index_ie.html Ente bilaterale nazionale unitario del settore turismo EBNT via Lucullo, 3 - 00187 Roma, Tel. 06/42012372 Fax 06/42012404, e-mail: info@ebnt.it, sito: www.ebnt.it Federazione Italiana del Turismo ASSOTURISMO via Nazionale , 60 - 00184 Roma, Tel. 06/47251 Fax 06/4817211, e-mail: assoturismo@confesercenti.it , sito: www.assoturismo.it Fiere BTC Borsa Internazionale del turismo congressuale ed incentives. Ha cadenza annuale e solitamente si svolge nel mese di dicembre Expo System via della Fortezza c/o Fortezza da Basso - 50129 Firenze, Tel. 055/261021 Fax 055/287263, e-mail: btc@btc.it, sito: www.btc.it BIT - Borsa Internazionale del Turismo. Ha cadenza annuale e solitamente si svolge nel mese di febbraio EXPOcts via G. Covone, 66 - 20155 Milano, Tel. 02/349841 Fax 02/33600493, e-mail: bit@expocts.it expo@expocts.it, sito: www.expocts.it/bit Host - Salone Internazionale dell'Ospitalità Professionale. Ha cadenza annuale e solitamente si svolge nel mese di novembre EXPOcts G. Covone, 66 - 20155 Milano, Tel. 02/349841 Fax 02/33600493, e-mail: expo@expocts.it, sito: www.expocts.it/host

 

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Fonte: http://www.cittadeimestieri.genova.it/public/Il%20lavoro%20nei%20congressi.doc

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